ITを活用した業務効率化について

これまで当社は業務効率化のご提案について何件か携わってきましたが、多くの方がご自身の業務がITによってどれほど楽になるか、という発想自体されていないように思います。
固定観念というんでしょうか、「これはこういうもの」ということで、それ以上そこに目を向けること自体が無いように思います。
なので、まずはご自身の業務や仕事の流れを出来るだけ具体的詳細にお話しいただくことが、業務効率化・改善の第一歩になります。

印象に残っている例では、これまで半日(数時間)かけてやっていた仕事がワンクリック1秒で終わるようになった、なんて話もあります。(詳しくはこちら)
(IT関連の作業実績はこちらからご確認いただけます)

当社では、お客様の業務内容や流れをよくお聞きした上で、本当に必要なもの、業務の改善や効率化が期待できるものだけをご案内します。

具体的には、費用や導入にあたっての各種コストが低い順に検討していきます。

1. 今ある仕組みを改善する
2. グループウェアの導入
3. WEBデータベースの導入

1.については、すでに運用している仕組みの見直しや主にExcelだったりの関数の調整やマクロ・VBAの組み込みなどを検討します。
Excelベースの簡易的な入力システム(ファイル)を作ったりとかも出来ます。
WEBデータベースは完全オーダーメイドのシステムですが、グループウェアの導入と比較して、そこまでの価格差は生じないのでお勧めです。
(グループウェアはデータベースの技術を用いたソフトです。つまりWEBデータベースはグループウェアの上位互換にあたります)

Excelでの例

先で挙げた、Excelベースの簡易的な入力システム(ファイル)の例で、社内の備品の管理簿みたいなものを作るとすると、

• 最初の画面で備品と使用状況が一覧表示されている
• 貸し出し用のボタンを押すと、入力フォームが出てきて予約や返却の処理ができる
• 管理用のボタンも付いていて、入力フォームで備品の追加や削除・変更ができる
• 返却予定日を過ぎても返却処理されていないものは自動で色が付く
• ファイルは共有されていて社内の誰でも見られるようになっている
• Excelシートは一切触れず、フォームからのみデータの編集ができる
• 備品の追加や削除のボタンは管理者しか触れない(パスワード保護)

こんな感じのものが、わりと安価に作れます。

グループウェアとは

グループウェアというのは、業務上の情報共有やコミュニケーションを助けるツールです。

具体的にはスケジュール(勤怠)だったり、案件の進捗だったり、顧客情報だったり、社内のリソース(例えば会議室や営業車輌の空き状況)だったりの情報を一元管理して社員の誰でも(あるいは特定の人達が)見られるようにしたり、チャットや掲示板、ビデオ通話などでコミュニケーションが取れたりします。

案件の進捗だったら、例えば関連する各種データ(見積だったり、請求だったり、発注だったり、稟議、承認といったデータ)を付随させたりすることで、業務の効率化や属人化の解消に役立てたりします。

完全に既成のものや半既製品である程度カスタマイズできるもの、クラウド(WEB)ベースのものや社内共有レベルのものなど色々あります。

当社ではグループウェア導入前のご相談から完全に運用するまでのレクチャーまでお任せいただけます。

(WEB)データベースとは・・・

データベースというのはデータを蓄積・更新し、参照することで活用できるようにするツールです。

代表的なものには「会計ソフト」のようなものがあります。
会計ソフトは「顧客」「商品」などのマスタと呼ばれる固有の情報を紐づけて、日々の取引を蓄積していくことで、集計や参照などが簡単に行えるようになっています。

一般の方が目にすることが多いのはECサイトやWordpressなどでしょうか。
これも「記事」というデータを蓄積し、訪問者の要求に応じて動的に表示させるWEBデータベースシステムです。

その他には、アンケートの集計システム、予約システム、販売管理・支援、在庫・入出庫管理、勤怠管理、進捗管理など、色々と考えることが出来ます。先に紹介したグループウェアもデータベースを用いたツールです。

なお、WEBベースといいますが、必ずしも不特定多数に公開されるわけではありません。

WEBデータベースでできること

業務でExcelなど表計算ソフトを活用している方は多いと思いますが、WEBデータベースに置き換えると劇的に業務が改善・効率化することが多いです。

• WEBベースなのでネット環境さえあればどこからでも利用できる
• WEBベースなので複数人で同じ、かつ常に最新のデータが共同利用できる
• ブラウザベースなのでPC、スマホ、タブレットなどデバイスやOSに依存せず使用可能
• 入力画面(インターフェイス)を自由に作れるため、入力すべき項目や配置など工夫することで、直感的にすぐに使える(簡便性、教育コスト不要)
• 禁則処理などを上手く利用することで、入力すべき箇所に間違った情報が入ることを防ぐことが出来る
• 管理権限を適切に設定することで、データ損傷や不整合のリスクを低減できる。(ユーザーごとに参照レベルや入力の可不可の設定なども可能)
• 一般に表計算ソフトよりも抽出や集計などの処理が桁違いに早い
• WEBベースなら取引先の協力を得て、その取引先に関するデータ入力を負担してもらう、なんてことも工夫次第で可能(相手の数値とこちらの数値が一致しているかの確認作業、いわゆる伝票突合せを自動化)

などなど、メリットはいっぱいです。

WEBデータベースの活用具体例

具体例として、工務店さんのケースを例にとると、
必要な工事・工程の項目を一覧からポチポチ選んでいくと、必要時間(工数)が内部で点数化されており、
人工や手間賃の見積が自動で作成されるとともに、
必要な部材も計算されて発注書や必要部材の一覧も自動で出来ていて、
進捗スケジュールや外注先、従業員の勤怠も管理・共有でき、
度合いに応じた請求や支払いの管理も楽になり、請求書も自動で作成される、
というような具合です。
すべてマスタという基幹のデータに紐づける形で一元管理されているので、形や出力項目を変えただけの「～～書」は集計・計算した数値(文字列)をひな形にあてはめることで自動的かつ正確に作られるというわけです。

その他には、サロン・民泊などの予約管理システム、勤怠システム、生産・在庫管理、進捗管理、集配や発送の管理システム等々活用できる業種やシーンはいくらでも思いつきそうです。
グループウェアのような対内的なシステムも動的なWEBサイトのような対外的なシステムも両者を合わせたようなシステムも作ることが出来ます。
ご自身の業種に置き換えてみると活用できそうな場面が想像しやすいのではないでしょうか。

こんな方に活用してもらいたい！

• 「VLOOKUP関数など駆使して作ってあるけど、担当者がいなくなって訳が分からない」
• 「作ったExcel表が壊れてしまったが、どこがおかしくなったのかもはや作成者にもわからない」
• 「データを集計・保存することに時間を使っていて、活用まで手が回っていない」
• 「担当者が独自に作ったファイルで、その人にしかわからない、将来の引継ぎも不安」
• 「運用ルール、入力ルールを決めても守ってもらえない、ミスが多い」
• 「どれが最新のファイルかいつもわからなくなる」
• 「同じようなデータをみんながそれぞれ好き勝手管理している」
• 「何千何万行のデータに関数をかけているので、処理が遅い、開くだけでも大変」
• 「Excellの表で意図しない結果が出るようになった」
• 「ちょっとした変更があるだけで、あちこちのファイルを直さなければいけない」
• 「ここがこういう風にできたら便利だけどやり方ががわからない、そもそもそんなこと可能なのかわからない」
• 「せっかくExcelを使っているのに「電卓」片手に作業している」
• 「何に必要なのか聞かれても答えられないけど、なんとなくデータを集めている」
• 「過去の見積を探すのに、毎度顧客や日付で分けられたフォルダを探して1つずつ開いて確認している、あるいは紙の束を持ち出してぺらぺらめくって確認している」

これらはもちろんExcelの機能だけでも改善可能ですが、WEB化するかはともかくとして社内共有レベルでもデータベース化すると、運用も管理もとっても楽になります。

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