WEBデータベースの構築で業務劇的改善!!

今回は実績紹介ではなく、「こんなこともできますよ」というご提案記事です。

業務でExcelなど表計算ソフトを活用している方は多いと思いますが、WEBデータベースに置き換えると劇的に業務が改善・効率化することが多いです。(そもそもWEBデータベースってなんなの？というのは後段に書きます)

• WEBベースなので複数人で同じ、かつ常に最新のデータが共同利用できる
• WEBベースなのでネット環境さえあればどこからでも利用できる
• ブラウザベースなのでPC、スマホ、タブレットなど端末やOSに依存せず使用可能
• 入力画面(インターフェイス)を自由に作れるため、入力すべき項目や配置など工夫することで、直感的にすぐに使える(簡便性、教育コスト不要)
• 禁則処理などを上手く利用することで、入力すべき箇所に間違った情報が入ることを防ぐことが出来る
• 管理権限を適切に設定することで、データ損傷や不整合のリスクを低減できる。(ユーザーごとに参照レベルや入力の可不可の設定なども可能)
• 一般に表計算ソフトよりも抽出や集計などの処理が桁違いに早い
• WEBベースなら取引先の協力を得て、その取引先に関するデータ入力を負担してもらう、なんてことも工夫次第で可能(相手の数値とこちらの数値が一致しているかの確認作業、いわゆる伝票突合せを自動化)

などなど、メリットはいっぱいです。

WEBデータベースの活用具体例

具体例として、工務店さんのケースを例にとると、
必要な工事・工程の項目を一覧からポチポチ選んでいくと、必要時間(工数)が内部で点数化されており、
人工や手間賃の見積が自動で作成されるとともに、
必要な部材も計算されて発注書や必要部材の一覧も自動で出来ていて、
進捗スケジュールや外注先、従業員の勤怠も管理・共有でき、
度合いに応じた請求や支払いの管理も楽になり、請求書も自動で作成される、
というような具合です。
すべてマスタという基幹のデータに紐づける形で一元管理されているので、形や出力項目を変えただけの「～～書」は集計・計算した数値(文字列)をひな形にあてはめることで自動的かつ正確に作られるというわけです。

ご自身の業種に置き換えてみると活用できそうな場面が想像しやすいのではないでしょうか。

(WEB)データベースとは・・・

データベースというのはデータを蓄積・更新し、参照することで活用できるようにするツールです。

代表的なものには「会計ソフト」のようなものがあります。
会計ソフトは「顧客」「商品」などのマスタと呼ばれる固有の情報を紐づけて、日々の取引を蓄積していくことで、集計や参照などが簡単に行えるようになっています。

一般の方が目にすることが多いのはECサイトやWordpressなどでしょうか。
これも「記事」というデータを蓄積し、訪問者の要求に応じて動的に表示させるWEBデータベースシステムです。

その他には、アンケートの集計システム、予約システム、客先での見積や提案を行うシステム(販売管理・支援)、在庫・入出庫管理、勤怠管理、進捗管理など、色々と考えることが出来ます。

要するに、ものすごく簡単にいうとExcelの上位互換のWEB版みたいに思ってもらうと良いかと思います。Excelで出来ることは殆どが簡単に実現でき、かつネットで共同利用できる感じです。
なお、WEBベースといいますが、必ずしも不特定多数に公開されるわけではありません。

こんな方に活用してもらいたい！

• 「VLOOKUP関数など駆使して作ってあるけど、担当者がいなくなって訳が分からない」
• 「作ったExcel表が壊れてしまったが、どこがおかしくなったのかもはや作成者にもわからない」
• 「データを集計・保存することに時間を使っていて、活用まで手が回っていない」
• 「担当者が独自に作ったファイルで、その人にしかわからない、将来の引継ぎも不安」
• 「運用ルール、入力ルールを決めても守ってもらえない、ミスが多い」
• 「どれが最新のファイルかいつもわからなくなる」
• 「同じようなデータをみんながそれぞれ好き勝手管理している」
• 「何千何万行のデータに関数をかけているので、処理が遅い、開くだけでも大変」
• 「Excellの表で意図しない結果が出るようになった」
• 「ちょっとした変更があるだけで、あちこちのファイルを直さなければいけない」
• 「ここがこういう風にできたら便利だけどやり方ががわからない、そもそもそんなこと可能なのかわからない」
• 「せっかくExcelを使っているのに「電卓」片手に作業している」
• 「何に必要なのか聞かれても答えられないけど、なんとなくデータを集めている」
• 「過去の見積を探すのに、毎度顧客や日付で分けられたフォルダを探して1つずつ開いて確認している、あるいは紙の束を持ち出してぺらぺらめくって確認している」

これらはもちろんExcelの機能だけでも改善可能ですが、WEB化するかはともかくとして社内共有レベルでもデータベース化すると、運用も管理もとっても楽になります。